#1 Cách tạo thông báo khi nhập năm sinh không đủ 4 số trong Excel

Áp dụng cho Excel 2007, 2010,… 2019….

Xin chào các bạn ! Bài viết này sẽ dành cho những bạn làm trong bộ phận quản lý nhân sự, thường xuyên lập danh sách thống kê gồm các bảng có số thứ tự, họ tên, danh sách nhân viên, …. Và có thêm cột năm sinh. .

Bạn đã bao giờ gặp trường hợp nhập sai số ở cột năm sinh (ý mình là nhập thừa hoặc thiếu) chưa?

Tôi nghĩ nếu bạn thường xuyên phải làm việc với một danh sách dài nhân viên trong một bảng Excel thì tình huống này không có gì lạ phải không nào.

Thông thường nếu bạn làm việc trong các công ty, cơ quan thì cột năm sinh này sẽ có 4 con số vì có nhiều tuổi tham gia làm việc.

Khác với bảng thống kê trong lớp học, ở cột năm sinh, chúng ta có thể điền 2 số cuối, vì chúng ta đã biết chắc chắn những học sinh này sinh cùng năm, hay chênh lệch nhau. cũng không đáng kể.

Còn danh sách nhân viên trong cơ quan, xí nghiệp thì phải để 4 con số.

Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề này? Vâng trong bài viết hôm nay mình xin gửi đến các bạn bài hướng dẫn cách tạo cảnh báo khi nhập năm sinh dưới 4 số trong Excel để hạn chế lỗi trên một cách hiệu quả nhất.

Hướng dẫn tạo cảnh báo khi nhập năm sinh không đủ 4 số trong Excel

+ Bước 1: Bạn mở file Excel lên => Bôi đen cột nhập năm sinh (nhớ bôi đen dữ liệu chứa khung hình chữ nhật màu đỏ như ví dụ bên dưới, trước khi bạn chọn nhãn Data).

Tiếp đó hãy chọn Data => chọn tiếp theo Data Validation.

+ Bước 2: Bạn chọn tab Setting

Trong phần Validation criteria Bạn thiết lập như sau:

• Cho phép: Bạn chọn là Text Length.
• Dữ liệu: Bạn chọn là Greater than or equal to.
• Tại phần Tối thiểu bạn nhập số 4 Xin vui lòng.

+ Bước 3: Bạn chuyển sang tab Error Alert.

Ghi chú: Kiểm tra hộp Show error alert Invalid is entered (Hãy để các phần tử trong phần được chọn từ hiển thị, các bạn).

Sau đó, thiết lập nó như sau:

• Phong cách: Bạn chọn là Stop.
• Gạch: Nhập tiêu đề của cảnh báo, chẳng hạn, hãy “Cảnh báo cho bạn biết”.
• Thông báo lỗi: Bạn nhập nội dung cảnh báo, ví dụ: Bạn cần nhập 4 chữ số năm sinh: như 1983 chẳng hạn

Sau đó, bạn nhấn OK để hoàn tất việc đặt báo thức của bạn.

Đây là ví dụ Demo mà mình đã giới thiệu trong bài, nếu bạn nhập sai sẽ hiển thị thông báo như sau:

Phần kết

Được rồi, vậy là mình vừa hướng dẫn xong cho các bạn rồi Làm thế nào để tạo thông báo khi nhập năm sinh không có 4 số trong Excel? được thôi. Đây cũng là một thủ thuật khá hay mà mình nghĩ bạn nên biết để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.

Mong rằng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc hàng ngày. Chúc may mắn !

CTV: Kiều HOA MINH – Thuthuat.edu.vn